La loi “anti-fraude à la TVA” ou NF 203 (NF525 pour les logiciels dédiés aux encaissements / caisses) est entrée en vigueur au 1er janvier 2018 et concerne les professionnels soumis à la TVA qui doivent respecter certaines règles d'inaltérabilité pour leur facturation.

myKomela a choisit d'obtenir la norme NF203 auprès de l'AFNOR/INFOCERT pour fournir à ses utilisateurs un logiciel conforme à la législation et rigoureux dans ces procédures de facturation et d'encaissement. Cette certification a été validée en mars 2019 par l'AFNOR/INFOCERT.

 

Quelles sont les règles à respecter ?

Concrètement, la loi s'articule autour de 4 axes à respecter :

  • L’inaltérabilité des données correspond à l’impossibilité de modifier vos données initiales, qui doivent rester dans leur forme originale. Cette inaltérabilité des données concerne tous les documents ayant une relation avec la TVA : devis, factures de ventes, factures d’achats, etc.
  • La sécurisation des données signifie qu’un logiciel de gestion doit sauvegarder vos données dans leur format originel,
  • La conservation de vos données : la loi NF 203 impose l’obligation de gestion de périodes mensuelles et annuelles avec une notion de clôture,
  • L’archivage des données : le logiciel doit pouvoir exporter les données pour permettre de retracer toutes les actions qui ont été réalisées sur une facture ou un encaisement (création, validation, annulation, modification). Un système de signature numérique sécurisée permet d'assurer le contrôle de cohérence des données, notamment par l'administration fiscale.


Qu’est-ce que je risque si je ne respecte pas ces règles d’inaltérabilité ?

Si vous utilisez un logiciel qui n'est pas conforme aux éxigences de l'administration fiscale, vous pouvez encourir une amende de 7 500€ et un délai de 2 mois pour régulariser votre situation. Tant que vous ne vous conformez pas à ces règles, vous vous exposez à une nouvelle amende.


Quelle est la différence entre un logiciel CONFORME et un logiciel CERTIFIÉ ?

Un éditeur peut lui-même déclarer son logiciel comme conforme. Dans notre cas, nous avons choisi de passer la certification délivrée par l’AFNOR/INFOCERT.

Quel est l’avantage d’utiliser un logiciel certifié plutôt que simplement conforme ? L’entreprise qui utilise un logiciel conforme n’a aucune garantie que le logiciel le soit réellement. En cas de contrôle, l’entreprise assume alors le risque que le logiciel ne soit pas conforme et donc le risque de voir sa gestion rejetée et d'être lourdement sanctionné.

Au contraire, si vous utilisez un logiciel certifié par l’AFNOR/INFOCERT, c’est cet organisme qui porte la responsabilité, et donc le risque. Vous pouvez être donc certain que myKomela répond précisément à toutes les règles de conformité attendues par l'administration fiscale.


Concrètement, sur myKomela, ça change quoi ?

Nous avons mis à jour myKomela pour répondre aux nouvelles contraintes réglementaires liées à la norme NF203 (une norme plus large que la seule NF525 qui ne s'adresse qu'aux logiciels d'encaissement). Les principaux changements sont :

  • La modification ou la suppression d’une facture, d'un acompte ou d'un avoir validé est impossible, sauf à l’état de brouillon. Toute modification de facture doit passer par un avoir, même pour changer une virgule, ou corriger une faute de frappe.
  • Si votre entreprise est localisée en France, vous êtes dans l'obligation de catégoriser vos clients, en client Professionnel ou client Particulier.
  • Dans le cas de client particulier, les champs obligatoires pour compléter la fiche client sont : le code postal, la ville et le pays.
  • Dans le cas de client professionnel, plusieurs situations sont possibles :
    • Le client est français : le numéro SIRET est obligatoire, ainsi que le code postal, la ville et le pays.
    • Le client est dans l’Union Européenne : le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire, ainsi que le code postal, la ville et le pays.
    • Le client n’est ni en France, ni dans un autre pays de l’Union Européenne : seuls le code postal, la ville et le pays sont obligatoires.
  • De plus, si un client est professionnel, il faut dorénavant faire apparaître sur vos factures, acomptes et avoirs les indemnités légales en cas de retard de 40€.
  • Les factures, avoirs et acomptes possèdent désormais une signature électronique éditée sur le PDF des factures.
  • Des archives des données fiscales peuvent être exporter au format Excel.

Nous vous informerons régulièrement des mises à jour réalisées pour que myKomela respecte la norme NF203 et vous permette de réaliser votre gestion en toute sérénité.

Vous pouvez retrouver les informations détaillées de chacune de ces fonctions liées à la norme NF203 dans nos aides en ligne.


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