Importer des articles, clients, fournisseurs

myKomela offre la possibilité, en standard, d'importer simplement des données depuis un fichier Excel, pour les clients, les articles et les fournisseurs. Vous gagnez ainsi du temps pour les imports en masse ou pour la récupération de données depuis un autre outil.

La procédure d'import est directement accessible dans myKomela au niveau des listes articles, clients ou fournisseurs.

Nous proposons également une prestation (payante à 190€ HT/fichier) pour vous accompagner dans la reprise de vos données et vous assurer une reprise sereine et plus complète. Faire vos demandes sur le formulaire de contact.

Par exemple, pour l'import de nouveaux clients, se positionner sur la liste des clients depuis le menu "Organisation/Clients". Dans la liste des clients, cliquer sur le bouton orange (avec une flèche blanche vers le bas) puis sélectionner l'option "Import Standard".

mykomela liste client bouton import données

La popup de l'assistant d'importation des clients s'affiche.

mykomela popup assistant import standard client 600

Vous devez ensuite procéder en 3 étapes :

1 - Télécharger le fichier Excel au format attendu par myKomela en cliquant sur le lien correspondant.

Ce fichier est formaté suivant un standard myKomela.

Vous devez donc prendre vos données et les intégrer dans ce fichier Excel en respectant l'ordre des colonnes et le format des données attendu par myKomela (voir à la fin de cette aide la description du fichier standard Excel colonne par colonne).

2 - Lorsque votre fichier est prêt avec vos données, vous le sélectionnez en cliquant sur le bouton parcourir. Le sélecteur de fichier vous permet de pointer vers le fichier formaté.

A la sélection du fichier, myKomela fait une analyse et vous affiche un rapport de conformité du fichier sélectionné. Si le format n'est pas correct, un message d'erreur "Fichier d'import invalide ! Téléchargez le fichier source à partir du lien ci-dessous" s'affiche et vous empêche d'aller plus loin. Le fichier n'est pas au bon format (problème d'ordre des colonnes, de nombre de colonnes ou de libellé des entêtes de colonne).

Si aucune erreur n'est détectée, le rapport d'analyse affiche le nombre d'ajouts et de modifications qui seront effectuées si validation de l'import.

mykomela popup assistant import standard client analyse 600

ATTENTION ! Les données présentent dans myKomela (même code article ou même code client ou fournisseur) seront mises à jour par l'import. Supprimez dans votre fichier Excel d'import les lignes que vous ne voulez pas mettre à jour.

Pour valider l'import, cliquer sur le bouton "VALIDER".

Un message vous indique que l'importation a été réalisée avec succès.

Vos clients ont été importés simplement dans myKomela.

La procédure est exactement la même pour les articles et les fournisseurs.

 

La description des formats attendus pour les fichiers Excel myKomela

Pour les clients :

mykomela entete fichier excel standard client 1200

  • Colonne A = CODE (obligatoire/texte/30 caractères max) : contient le code du client. Si le code existe déjà, les données du client seront mises à jour dans myKomela.
  • Colonne B = RAISON SOCIALE (obligatoire/texte/80 caractères max) : contient la raison sociale du client. Si c'est un particulier, saisir le nom du particulier.
  • Colonne C = CARACTERISTIQUE (pas obligatoire)
  • Colonne D = ADRESSE (pas obligatoire) : contient l'adresse du client, complément d'adresse y compris mais sans le code postal et sans la ville. Si nécessaire d'avoir l'adresse sur plusieurs lignes, utiliser la fonction Excel CTRL+ENTRÉE pour saisir des sauts de ligne dans une cellule.
  • Colonne E = COMMUNE (obligatoire si adresse saisie) : doit être saisie au format Code Postal Commune (par exemple : 78270 BONNIÈRES SUR SEINE)
  • Colonne F = CONTACT (pas obligatoire) : contient le nom prénom d'un contact chez le client. Si pas renseigné, une valeur par défaut est générée.
  • Colonne G = TELEPHONE (pas obligatoire) : contient un numéro de téléphone fixe au format classique (exemple : 02 05 46 54 67 ou +33 2 05 46 54 67). Pour saisir plusieurs numéros de téléphone, ajouter des saut de ligne dans la cellule entre chaque numéro (CTRL + ENTRÉE)
  • Colonne H = GSM (pas obligatoire) : contient un numéro de téléphone mobile au format classique (exemple : 06 05 46 54 67 ou +33 6 05 46 54 67). Pour saisir plusieurs numéros de téléphone, ajouter des saut de ligne dans la cellule entre chaque numéro (CTRL + ENTRÉE)
  • Colonne I = MAIL (pas obligatoire) : contient le mail du client au format classique (exemple : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.). Pour saisir plusieurs mails, ajouter des saut de ligne dans la cellule entre chaque mail (CTRL + ENTRÉE)

 Pour les Fournisseurs :

mykomela entete fichier excel standard fournisseurs 1200

  • Colonne A = CODE (obligatoire/texte/30 caractères max) : contient le code du fournisseur. Si le code existe déjà, les données du fournisseur seront mises à jour dans myKomela.
  • Colonne B = RAISON SOCIALE (obligatoire/texte/80 caractères max) : contient la raison sociale du fournisseur.
  • Colonne C = CARACTERISTIQUE (pas obligatoire)
  • Colonne D = ADRESSE (pas obligatoire) : contient l'adresse du fournisseur, complément d'adresse y compris mais sans le code postal et sans la ville. Si nécessaire d'avoir l'adresse sur plusieurs lignes, utiliser la fonction Excel CTRL+ENTRÉE pour saisir des sauts de ligne dans une cellule.
  • Colonne E = COMMUNE (obligatoire si adresse saisie) : doit être saisie au format Code Postal Commune (par exemple : 78270 BONNIÈRES SUR SEINE)
  • Colonne F = CONTACT (pas obligatoire) : contient le nom prénom d'un contact chez le fournisseur. Si pas renseigné, une valeur par défaut est générée.
  • Colonne G = TELEPHONE (pas obligatoire) : contient un numéro de téléphone fixe au format classique (exemple : 02 05 46 54 67 ou +33 2 05 46 54 67). Pour saisir plusieurs numéros de téléphone, ajouter des saut de ligne dans la cellule entre chaque numéro (CTRL + ENTRÉE)
  • Colonne H = GSM (pas obligatoire) : contient un numéro de téléphone mobile au format classique (exemple : 06 05 46 54 67 ou +33 6 05 46 54 67). Pour saisir plusieurs numéros de téléphone, ajouter des saut de ligne dans la cellule entre chaque numéro (CTRL + ENTRÉE)
  • Colonne I = MAIL (pas obligatoire) : contient le mail du fournisseur au format classique (exemple : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.). Pour saisir plusieurs mails, ajouter des saut de ligne dans la cellule entre chaque mail (CTRL + ENTRÉE)
  • Colonne J = CODE PAYS (pas obligatoire mais par défaut FR) : contient le code pays au format FR pour la France, EN pour l'angleterre, DE pour 'Allemagne, etc. Se référer à la liste des codes pays présent dans myKomela, dans la page saisie des adresses.

Pour les Articles :

mykomela entete fichier excel standard articles 1200

  • Colonne A = CODE (obligatoire / texte / 30 caractères max) : contient le code de l'article. Si le code existe déjà, les données du client seront mises à jour dans myKomela.
  • Colonne B = LIBELLE (obligatoire/texte / 80 caractères max) : contient le libellé de l'article.
  • Colonne C = CARACTERISTIQUE (pas obligatoire / texte) : contient la description des caractéristiques de l'article.
  • Colonne D = UNITE (obligatoire / texte) : contient l'unité par défaut de l'article (UN pour à l'unité, KG pour kilogramme, HR pour jour). Vérifier dans myKomela les codes des unités paramétrées. Vous pouvez bien sûr en ajouter avant votre import. Et vous pourrez après l'import, venir ajouter de nouvelles unités pour la gestion de l'article.
  • Colonne E = GROUPE (pas obligatoire mais fortement conseillé / texte) : contient le groupe dans lequel l'article sera classé (c'est la notion Groupe/Famille/Sous-Famille qui permet d'ordonner les articles et d'affecter notamment au travers de ce classement, le compte comptable).
  • Colonne F = FAMILLE (pas obligatoire mais fortement conseillé / texte) : contient la famille de l'article (sous niveau du Groupe précédent). Permet de bien classer vos articles et d'affecter éventuellement plus finement vos comptes comptables liés aux Familles.
  • Colonne G = PRIX D'ACHAT (pas obligatoire mais fortement conseillé / chiffre avec 3 décimales max) : contient le prix d'achat par défaut de votre article pour l'unité saisie. Cette information est très importante pour le calcul de vos prix de revient, de vos PUMP et de vos marges.
  • Colonne H = FRAIS D'APPROCHE (pas obligatoire mais fortement conseillé / chiffre avec 3 décimales max) : contient les frais d'approche moyen en valeur pour l'unité saisie. Information également importante pour le calcul de vos prix de revient, de vos PUMP et de vos marges.
  • Colonne I = TVA (obligatoire / chiffre sur 2 décimales max) = contient le taux de TVA appliqué à l'article. Ne pas faire apparaître le symbole "%" (exemple : 20 ou 5,5 ou 8,5). Ce taux de TVA doit exister dans la liste des taux de TVA présent dans myKomela. Si ce taux de TVA n'est pas saisie, il peut être déduit automatiquement à partir de la différence du prix de vente TTC et HT mais il est fortement conseillé de saisir une valeur dans cette colonne TVA.
  • Colonne J = PRIX VENTE HT (pas obligatoire mais fortement conseillé / chiffre avec 3 décimales max) : contient le prix de vente HT pour l'unité saisie. Ce prix est affecté automatiquement au Tarif 1 HT de l'article.
  • Colonne K = PRIX VENTE TTC (pas obligatoire mais fortement conseillé / chiffre avec 3 décimales max) : contient le prix de vente TTC pour l'unité saisie. Ce prix est affecté automatiquement au Tarif 1 TTC de l'article.
  • Colonne L = EAN CODE (pas obligatoire / texte) : contient le code barre à la norme EAN13 de l'article. Permet de gérer la saisie des articles par codes barres dans myKomela.
  • Colonne M = GERE EN STOCK (pas obligatoire / texte "O" ou "N") : indique si l'article est géré en stock ou pas. Saisir O pour géré en stock et N pour non géré en stock.
  • Colonne N (pas obligatoire / chiffres) : contient la valeur du stock en cours pour l'article (état "En stock"). Vous pourrez bien sûr également mettre à jour vos stocks des articles importés en réalisant un inventaire suite à l'import.