FAQ & Aides myKomela

Trouvez toutes les réponses à vos questions dans les FAQ & aides myKomela !


Démarrage

Look des principales interfaces

[depuis myKomela v2.2.1 du 8 mars 2018]

La page d'Accueil correspond à la "tour de contrôle" de myKomela. Elle vous permet de lancér des recherches globales sur l'ensemble de vos données myKomela, de visionner vos 20 dernières actions, d'identifier toutes vos alertes, d'accéder directement aux vidéos d'autoformation sur les concepts et les principales fonctions de myKomela.

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Notes de version

Version 2.4.1.u

[prévue le 15 avril 2020]

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Contacter le support technique

myKomela offre un service de support technique pour répondre à toutes vos questions. Vous pouvez le contacter du lundi au vendredi de 9h à 18h.

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Aides en ligne, Vidéos d'autoformation, Webinars et Support

myKomela propose tout un panel d'outils pour vous accompagner dans la découverte des concepts et la prise en main des principales fonctions du logiciel. Lors de votre inscription, nous vous conseillons de visionner les 4 vidéos/webinars de découverte de myKomela :

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Les recherches dans myKomela

myKomela utilise un puissant moteur de recherche qui vous permet de retrouver facilement, rapidement, toutes vos données saisies dans votre espace myKomela, que ce soit dans vos documents de ventes, d'achats, de dépenses, de stocks, dans votre catalogue d'articles ou dans votre annuaire clients et fournisseurs.

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Paramètres

Paramétrer ma société

Le paramétrage de votre société permet de définir toutes les informations liées à votre société : l'organisation des agences, les adresses dont le siège social, le SIRET, le code NAF, la TVA Intra et aussi votre logo, le look de vos éditions, les utilisateurs et leurs droits d'accès à myKomela, les chronos des différents documents dont les factures, les comptes bancaires, etc.

C'est une partie très importante de myKomela notamment depuis la mise en oeuvre de la norme NF203 qui impose une rigueur plus grande dans ce paramétrage, notamment concernant les mentions obligatoires : adresse complète, SIRET, code NAF, TVA Intra.

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Paramétrer les codes chronos

myKomela intègre une gestion des chronos de vos pièces commerciales. Les chronos correspondent aux numéros de pièce. Chaque pièce commerciale générée (devis, commande, facture, avoir, recette, dépense, achat, etc.) se voit attribuée un numéro, un code chronologique qui permet d'identifier précisément une pièce et de suivre la chronologie des créations par type de pièce et/ou par année.

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Paramétrer les comptes bancaires

Vous pouvez paramétrer les comptes bancaires de votre société. Ce paramétrage vous permettra notamment d'afficher l'IBAN dans les conditions de règlement de vos documents de vente.

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Paramétrer les impressions

myKomela permet de paramétrer simplement les impressions utilisées pour les devis, commandes, factures, etc. Par défaut, le même modèle est utilisé pour l'ensemble des impressions de types ventes et achats. Cette impression est appelée "Modèle par défaut".

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Modifier mon mot de passe et mes coordonnées

A réception de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe, plusieurs opérations vous seront demandées.

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Paramétrer l'envoi des mails

Vous pouvez envoyer par mail vos documents de ventes (devis, commandes, factures) directement depuis myKomela. Cela vous permet une procédure plus simple et plus rapide mais également de mieux suivre vos envois à vos clients dans myKomela.

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Paramétrer les exports comptables

[option payante]

myKomela vous permet d'exporter vos données vers les principaux logiciels comptables du marché (Sage Compta Ligne 100, Sage Coala, Quadratus, export au format Excel). Pour que vos exports soient optimums, il est nécessaire de paramétrer myKomela, notamment le plan comptable, le lien des groupes/familles d'article vers les comptes comptables, les comptes de TVA, les comptes comptables des clients et fournisseurs, etc.

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Organisation

Données complémentaires des Tiers

myKomela permet de personnaliser des données complémentaires pour les tiers (clients, fournisseurs et autres tiers). Cette fonction vous permet de paramétrer jusqu'à 10 données en plus des informations existantes dans la fiche correspondantes myKomela. Par exemple, pour des clients, vous pourrez paramétrer des données complémentaires de la fiche client myKomela comme le nombre d'employés, l'année de création, etc. Les possibilités sont infinies.

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Les conditions d'achat d'un article

myKomela vous permet de gérer les conditions d'achat d'un article, notamment pour la gestion des approvisionnements auprès de vos fournisseurs. Ces conditions d'achat vous permettent de connaître les conditions de prix appliquées par fournisseur pour un article donné. Vous pourrez identifier des conditions d'achat par unité de vente (packaging), pour un fournisseur.

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Données complémentaires des articles

myKomela permet de personnaliser des données complémentaires pour les articles. Cette fonction vous permet de paramétrer jusqu'à 10 données en plus des informations existantes dans la fiche article myKomela. Par exemple, pour des articles correspondant à différents modèles d'ordinateur, un revendeur informatique pourra paramétrer des données complémentaires de la fiche article myKomela comme le processeur, la quantité de RAM, la capacité du disque dur, etc. Les possibilités sont infinies.

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Consulter / modifier le PUMP d'un article
Le prix moyen pondéré (PUMP) est une méthode de valorisation des stocks qui sert à des opérations comptables et correspond à la valeur moyenne de chaque unité du stock actuel. Le stock est évalué par rapport au prix de réception moyen. Le prix moyen pondéré est mis à jour pour chaque nouvelle réception.

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Ventes & Recettes

Créer un nouveau devis

myKomela vous permet de créer rapidement et simplement des devis. Vous pouvez renseigner les informations du client, la liste des articles et prestations proposés. La TVA est calculée automatiquement, les éditions sont personnalisables, le devis peut être transformé automatiquement en commande ou facture. Les stocks peuvent être suvis automatiquement en fonction des ventes et des achats.

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Créer une facture client

La création des factures peut se faire de différentes manières. Soit en transformant une commande en facture, soit en dupliquant une facture existante, soit en créant de zéro une facture.

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Enregistrer un encaissement client

myKomela permet de suivre les encaissements des clients sur les factures validées (ou à partir d'un acompte d'une commande).

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Transformer une commande en facture

Pour transformer une commande en facture, se rendre dans le détail de la commande et cliquer sur le bouton (vert) "FACTURER". Ou sélectionner l'option "Facturer" depuis le bouton "ACTIONS". Cette option n'est plus accessible pour les commandes clôturées (entièrement facturées) ou annulées.

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Fiche détail d'un Devis

Un devis est composé de 3 parties distinctes :

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Relancer les clients en retard de paiement

myKomela vous permet de relancer simplement vos clients en retard de paiement pour vos factures de ventes. Un courrier type est généré au format PDF et peut être soit imprimé, soit envoyé par mail. La notion de relance est calculée à partir de la date d'échéance de la facture client. Cette date est déterminée à l'aide du paramètre "délai de règlement" de la facture. Ce délai de règlement est fixé dans chaque facture mais peut être affecté automatiquement à partir du délai par défaut indiqué pour chaque client ou, si cette information n'est pas renseignée dans la fiche client, par la valeur par défaut configurée dans les "Paramètres Applicatifs". On retrouve cette information de date d'échéance dans la liste des factures.

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Abonnement pour les factures récurrentes

Pour vous faire gagner du temps, myKomela intègre une gestion des abonnements pour les factures récurrentes. Vous pouvez ainsi facilement programmer la génération automatique de vos factures clients à fréquence fixe. Pour paramétrer cet abonnement, se positionner sur le détail d'une facture existante et sélectionner l'option "Abonnement - Facture régulière" dans le bouton "ACTIONS".

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Avoir client en valeur sans déstockage

Dans certains cas de contestations clients, il peut être important de faire des avoirs en valeur, c'est-à-dire des avoirs qui annulent les montants d'article (en totalité ou partiellement) mais sans que les stocks soient impactés. Par exemple, dans le cas d'une remise complémentaire ou d'une erreur de tarif. Le prix doit être diminué, mais il ne doit pas y avoir de déstockage ou de restockage des articles concernés.

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Édition détaillée des commandes clients

Vous pouvez facilement éditer des listes de tous vos documents de vente, d'achat ou de la logistique. Depuis n'importe quelle liste, vous cliquez sur le lien "Imprimer" à droite des entêtes de colonne pour éditer en PDF ou au format Excel la liste en cours. Mais dans le cas des commandes clients, il peut être intéressant d'éditer une liste détaillée, avec le détail des articles par commande. Par exemple, pour organiser la préparation des commandes ou identifier en un clin d’œil les produits à livrer à un client donné. Cette liste détaillée est accessible depuis la liste des commandes (menu "Ventes&Recettes/Commande").

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Alertes sur plafond autorisé

Vous pouvez gérer un plafond autorisé par clients, fournisseurs et autres tiers. Ce plafond permet de déterminer un plafond maximal autorisé par tiers. Lors de la validation d'une nouvelle commande, facture, dépense ou achat, une alerte est affichée si le total cumulée des encours du tiers concerné dépasse ce plafond. Cette alerte n'est pas bloquante.

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Enregistrer un encaissement particulier

La gestion des encaissements se fait simplement en saisissant le mode de règlement et le montant. Voir le cas général d'un encaissement. Mais certains cas d'encaissement sont un peu plus spécifiques comme le cas de l'affacturage ou des retenues de garantie (qu'on trouve dans le BTP). Tous ces cas peuvent être combinés ensemble lors de l'enregistrement des règlements.

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Enregistrer une facture client sans détails articles

Dans certaines situations, il peut être intéressant d'enregistrer des factures qui ont été générées dans un autre outil commercial ou créées manuellement. Pour des raisons pratiques, seules les informations globales de la facture sont à enregistrer (HT, TVA et TTC) sans le détail des articles.

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Achats & Dépenses

Créer / modifier un bon de commande fournisseur

L'achat (ou la commande fournisseur) est l'opération par laquelle une entreprise ou une personne physique – l'acheteur – acquiert auprès d'une autre entreprise ou d'une personne physique – le vendeur – la propriété de biens ou le bénéfice d'une prestation de service en contrepartie du règlement, dans des conditions négociées, d'un montant déterminé qu'elles ont accepté.

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Enregistrer une facture sans détail articles

Dans certaines situations, il peut être intéressant d'enregistrer des factures fournisseurs avec les seules informations globales de la facture (HT, TVA et TTC) sans le détail des articles. myKomela gèrent 2 notions concernant les factures fournisseurs : les achats (achats de matériel ou de matières premières et souvent liés à des stocks) et les dépenses (frais divers souvent liés aux dépenses de fonctionnement).

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Gérer les écarts de facturation fournisseur

Lorsque l'on saisie une commande fournisseur (un achat) à partir de la facture (ou du devis) d'un fournisseur, on peut avoir un problème d'écart de montants entre la saisie myKomela et les montants de la facture du fournisseur. Ces écarts sont principalement dus aux arrondis qui peuvent être différents.

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Stocks & Logistique

La gestion des stocks avec myKomela

myKomela vous permet de gérer le stock de vos articles, en multi-dépôts, en tenant compte des ventes, des achats, des mouvements, etc. Vous pourrez également gérer vos livraisons et faire des inventaires.

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Créer un nouveau dépôt de stock

Pour créer un nouveau dépôt, vous devez aller dans la fiche de paramétrage de la société. Depuis le menu "Organisation/Société", sélectionnez votre société dans la liste des sociétés.

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Classification de rotation des stocks

La classification de rotation des stocks permet de faciliter le suivi des inventaires des articles les plus utilisés. Cette classification s'applique aux articles et permet de définir un ordre de rotation des stocks pour un article. Les niveaux de classification définis dans myKomela sont les suivants :

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Lister les articles en rupture de stocks

Il est important dans une gestion commerciale de pouvoir suivre les articles en rupture de stocks ou sous le seuil du stock minimum. Cela permet de lancer les commandes fournisseurs de réapprovisionnement (réappro).

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Accéder aux Bons de Livraisons (BL)
Les bon de livraisons sont générés automatiquement à la validation de la facture si au moins un article de la facture est indiqué comme "A livrer" (comme montré ci-dessous).

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Import / Export

Exporter mes données depuis myKomela

Pour exporter vos données, depuis chaque module (Achats, Ventes, Organisation, etc.), se positionner sur les listes correspondantes (Devis, Commandes, Factures, Clients, Articles, etc.).

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Export comptable myKomela

[option payante]

myKomela Cloud vous permet d'exporter vos données pour les intégrer dans un logiciel comptable (Sage, Quadratus, Coala, EBP, Ciel, etc.). Le fonctionnement est basé sur la génération d'un fichier d'export depuis myKomela qui devra ensuite être importé dans le logiciel comptable.

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Export myKomela pour Quadratus

[option payante]

myKomela Cloud vous permet d'exporter vos données pour les intégrer dans le logiciel comptable Quadratus. Le fonctionnement est basé sur la génération d'un fichier d'export depuis myKomela qui devra ensuite être importé dans Quadratus.

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Export myKomela pour Sage Compta

[option payante]

myKomela Cloud vous permet d'exporter vos données pour les intégrer dans Sage Compta. Le fonctionnement est basé sur la génération d'un fichier d'export depuis myKomela qui devra ensuite être importé dans Sage Compta.

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Export Ciel pour myKomela

Les données de Ciel peuvent être utilisées pour importer dans myKomela Cloud. Le principe s'appuie sur un export de fichier depuis Ciel puis un import de ce fichier reformaté dans myKomela. Dans Ciel, se positionner sur la liste à exporter (dans notre exemple, la liste des articles).

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Importer des articles, clients, fournisseurs

myKomela offre la possibilité, en standard, d'importer simplement des données depuis un fichier Excel, pour les clients, les articles et les fournisseurs. Vous gagnez ainsi du temps pour les imports en masse ou pour la récupération de données depuis un autre outil.

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myKomela Mobile

myKomela sur Mobiles et Tablettes

Si vous avez besoins d'accéder à vos données en déplacement, myKomela fonctionne sur votre mobile ou votre tablette. 

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[Mobile] Présentation de myKomela Mobile

Avec myKomela Mobile sur Android et iOS, vous allez pouvoir emporter avec vous myKomela partout où vous allez. myKomela Mobile fonctionne en mode déconnecté et vous permet de disposer de toutes vos données myKomela quelque soit l'état de votre connexion internet (wifi ou 3G). Même si la connexion à internet n'est plus fonctionnelle, vous pouvez continuer à consulter toutes les données et saisir les informations souhaitées. Dès que la connexion est rétablie, la synchronisation des données se fait automatiquement.

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[Mobile] Installer myKomela Mobile avec Apple iOS

Pour installer myKomela Mobile avec iOS (système Apple iPhone et iPad), se rendre dans le module App Store de votre mobile et lancer une recherche sur le mot clé "myKomela". L'application apparaît dans la liste des résultats (en 1er normalement !!). Sélectionner l'application puis cliquer sur le bouton "Installer". iOS vous demande de valider les autorisations nécessaires et l'installation commence. L'application se télécharge sur votre mobile puis s'installe.

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[Mobile] Installer myKomela Mobile avec Android

Pour installer myKomela Mobile avec Android, se rendre dans le module Google Play de votre mobile et lancer une recherche sur le mot clé "myKomela". L'application apparaît dans la liste des résultats (en 1er normalement !!). Sélectionner l'application puis cliquer sur le bouton "Installer". Android vous demande de valider les autorisations nécessaires et l'installation commence. L'application se télécharge sur votre mobile puis s'installe.

Lire la suite... [Mobile] Installer myKomela Mobile avec Android

[Mobile] Se connecter et utiliser myKomela Mobile

Avec myKomela Mobile sur Android et iOS, vous allez pouvoir emporter avec vous myKomela partout où vous allez. myKomela Mobile fonctionne en mode déconnecté et vous permet de disposer de toutes vos données myKomela quelque soit l'état de votre connexion internet (wifi ou 3G/4G). Même si la connexion à internet n'est plus fonctionnelle, vous pouvez continuer à consulter toutes les données et saisir les informations souhaitées. Dès que la connexion est rétablie, la synchronisation des données se fait automatiquement.

Lire la suite... [Mobile] Se connecter et utiliser myKomela Mobile

[Mobile] Rechercher et consulter les devis

Pour consulter les devis, sélectionner l'option "X devis en cours" depuis l'accueil ou utiliser le menu général (l’icône en haut à droite permet d'afficher le menu général de myKomela ou également en faisant glisser votre doigt de la droite de l'écran vers la gauche).

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[Mobile] Rechercher et consulter les factures

Pour consulter les factures, sélectionner l'option "X factures en cours" depuis l'accueil ou utiliser le menu général (l’icône en haut à droite permet d'afficher le menu général de myKomela ou également en faisant glisser votre doigt de la droite de l'écran vers la gauche).

Lire la suite... [Mobile] Rechercher et consulter les factures

[Mobile] Rechercher et consulter les commandes

Pour consulter les commandes, sélectionner l'option "X commandes en cours ; Y en attente" depuis l'accueil ou utiliser le menu général (l’icône en haut à droite permet d'afficher le menu général de myKomela ou également en faisant glisser votre doigt de la droite de l'écran vers la gauche).

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[Mobile] Rechercher et consulter les encaissements

Pour consulter les encaissements, utiliser le menu général (l’icône en haut à droite permet d'afficher le menu général de myKomela ou également en faisant glisser votre doigt de la droite de l'écran vers la gauche).

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[Mobile] Faire un encaissement depuis une facture

Pour faire un encaissement depuis la facture. Rechercher et afficher le détail de la facture concernée. La facture doit avoir un encours de paiement pour que le bouton "Encaisser" soit actif.

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Procédures CGVU

Créer mon compte myKomela

Pour créer votre compte myKomela, vous pouvez procéder de 2 manières :

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Mettre fin à mon abonnement

Votre abonnement myKomela est reconduit tacitement par période identique (mensuelle ou annuelle) sous réserve de règlement à jour (en début de période par virement, par prélèvement ou par carte bancaire).

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Contacter le support technique

Vous pouvez contacter le support technique du lundi au vendredi de 9h à 18h par mail (support@mykomela.com) ou en rédigeant un "Ticket" depuis myKomela (icône « Ticket/Incident » dans la barre de navigation haute).

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Conformité fiscale

La conformité "anti-fraude" avec myKomela

La loi “anti-fraude à la TVA” pour les logiciels dédiés aux encaissements/caisses et à la facturation est entrée en vigueur au 1er janvier 2018 et concerne les professionnels soumis à la TVA qui doivent respecter certaines règles d'inaltérabilité pour leur facturation.

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myKomela version 2.3 est conforme aux exigences fiscales

Nous avons le plaisir de vous annoncer que myKomela est conforme aux nouvelles exigences fiscales pour la facturation et les caisses depuis ce mois de mars 2019. Cela signifie donc que myKomela répond scrupuleusement aux exigences de fiabilité et de conformité aux normes de la gestion d'entreprise. Cette mise en conformité implique certaines contraintes, notamment la mise à jour des mentions légales de la société qui doivent apparaître sur vos factures.

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Mentions obligatoires sur les éditions de facture

La législation impose des mentions obligatoires qui doivent apparaître sur toute facture validée transmise à un client. Ces mentions obligatoires permettent d'assurer au client que la société émettrice de la facture est légalement déclarée et autorisée à émettre des factures.

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Contrôle sur les encaissements

myKomela contrôle pour vous la cohérence des encaissements d'une facture client afin d'être conforme à la norme NF203 (norme permettant d'être conforme aux exigences légales de l'administration fiscale). L'objectif est de permettre l'inaltérité des données de facturation et d'encaissement et d'assurer un contrôle sur les déclarations de TVA.

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Contrôle sur la validation des factures

myKomela contrôle pour vous la cohérence des numéros et des dates de facture afin d'être conforme à la norme NF203 (norme permettant d'être conforme aux exigences légales de l'administration fiscale). L'objectif est de permettre l'inaltérité des données de facturation et d'assurer un contrôle sur les déclarations de TVA.

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Gestion des périodes de facturation

Lire la suite...myKomela vous permet de gérer des périodes de facturation afin d'être conforme à la norme NF203 (norme permettant d'être conforme aux exigences légales de l'administration fiscale). Ces périodes peuvent être mensuelles ou annuelles. L'objectif est de permettre l'inaltérité des données de facturation et d'assurer un contrôle sur les déclarations de TVA.

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